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  • Pôlette - Dompteuse de communications

Un processus de gestion des "Notes de Frais" qui fait Hop - Clic - Hop - Bing !

Jour 130

Destination :

Groupe T2i, éditeur/intégrateur de solutions logicielles, prestataire de services


Nom de l’indigène de contact :

Thomas Tixier, Conseiller commercial – Unité Ressources Humaines


Passeport « société » :

Création en 1983 - Implanté en Suisse et en France, le Groupe T2i, c'est aujourd'hui 200 collaborateurs, 2000 clients et près de 30 millions de Chiffres d'Affaires, plus de 20% sont réinvestis en Recherche & Développement.

« Plus qu'un Groupe, nous sommes une véritable passerelle* entre les compétences. »


Sitôt dit, sitôt fait, me voici suspendue* aux paroles de mon nouvel interlocuteur « Thomas » et prête à plonger directement au cœur de la digitalisation de services. Il faut dire que le Groupe T2i a de belles années d’expérience en la matière et une clientèle éclectique (PME, Administrations communales, cantonales, associations ONG, Multi-nationales secteur suisse). Un endroit propice pour évaluer si la digitalisation peut toucher toutes entreprises indifféremment de sa taille et de ses moyens.


Thomas me confirme les craintes de certaines entités à entrer en matière avec la digitalisation, car elles pensent immédiatement à de grandes transformations et donc à de gros moyens financiers. Pourtant la transformation peut se faire seulement dans certains secteurs et selon leurs besoins. Il est très important d’analyser en amont chaque processus de travail et de déceler lesquels sont freinés et peuvent être digitalisés.

Dans un premier temps, on rassemble les données, les coûts, les temps de travail, …et on voit en finalité ce que l’on veut et peut gagner : temps, argent, redistribution des tâches, …


Au fait, est-ce que je vous ai parlé de Thomas ? Personnellement, je lui trouve un petit air d’Harry Potter. Ça doit être dans sa façon si facile et magique de me présenter le processus de gestion des « Notes de frais des collaborateurs » : un module RH proposé à l’interne et à l’externe du Groupe T2i.

Ce processus digitalisé est un parfait exemple qui concerne différentes couches de l’entreprise et qui peut être facilement intégré à toute administration.


Constat en amont : « Les notes de frais, c’est barbant » !

(et c’est pas Dumbledore* qui nous contredira) *personnage barbu dans Harry Potter


On collectionne les quittances, on les scanne, on les agrafe, on complète un fichier xls, on oublie des virgules,… on envoie le tout par courrier à notre supérieur !

Notre responsable réceptionne les infos, les contrôle, les valide ou pas (effet ping-pong).

Puis, la comptabilité reçoit enfin les frais validés, les accepte selon le règlement du personnel, récupère les données et les intègre à la comptabilité.

Voici de façon détaillée un processus de travail contraignant et qui absorbe énormément de temps précieux à plusieurs collaborateurs.


Solution : la digitalisation du processus « notes de frais »

Billet d’avion, repas avec des clients, essence, …que sais-je ?

« Hop » ! j’ouvre mon application sur mon smartphone.

« Clic » je photographie ma note de frais, saisie le montant, date – ok !

« Hop » c’est déjà parti chez mon responsable pour une validation rapide.

« Bing » le comptable reçoit toutes les données (avec un paramétrage lié au règlement du personnel, TVA, …), qui seront directement intégrées à la comptabilité.

Processus de notes de frais
Notes de frais digitalisées, c'est Hop - Clic - Hop - Bing !

Constat final du « Hop, Clic, Hop, Bing » : approche simple et conviviale de l’application, installation web (pas besoin d’une structure informatique spécifique), dégagement de temps sur des tâches à valeur ajoutée, mobilité, pas de papiers, d’agrafes et de timbres, moins d’erreurs et de coûts superflus, archivage des images, et augmentation des onomatopées WOAOW !.

Le collaborateur est ici le client à qui on apporte confort et qualité de travail. Et quand vous croisez le comptable avec le sourire, croyez-moi ça compte double.


Vous l’aurez donc compris ! La digitalisation de services ne concerne pas uniquement les grandes entreprises et ne veut pas dire refonte complète de sa stratégie d’entreprise en un coup de baguette magique. On peut y aller par étapes et/ou optimiser seulement certains processus de travail, mais l’analyse en amont reste primordiale.


Clap ! de fin : « Digitalisation rime avec optimisation ». Merci Thomas pour l’accueil !

Une aventure au cœur du Technopôle par

Pôlette

Dompteuse de communications et Aventurière...



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